Whistleblowerordning

KU Studenteridræts Whistleblowerpolitik

1. Indledning og formål

KU Studenteridræts whistleblowerordning har til formål at sikre, at en whistleblower kan indberette overtrædelser eller potentielle overtrædelser omfattet af lov om beskyttelse af whistleblowere på en fortrolig måde uden frygt for negative konsekvenser.

Et bærende element i whistleblowerordningen er, at medlemmer, ansatte og andre, der indberetter, kan føle sig trygge ved at anmelde uregelmæssigheder eller mistanke om uregelmæssigheder. Det forudsætter, at alle indberetninger behandles fortroligt.

2. Hvem behandler indberetninger?

Din henvendelse behandles fortroligt af vores whistleblowerenhed, som består af udvalgte personer (Sagsbehandlere/Case Managers). Alle indberetninger lagres og behandles via vores whistleblowerplatform.

Du kan indberette et forhold via webformularen på KU Studenteridræts whistleblowerportal. Al kommunikation via systemet foregår sikkert og beskyttet.

3. Hvad kan indberettes via ordningen?

3.1 Whistleblowerordningen kan bruges til indberetning af oplysninger om:

• 1) Alvorlige lovovertrædelser eller øvrige alvorlige forhold, såsom: Overtrædelse af tavshedspligt, misbrug af økonomiske midler, tyveri, svig, underslæb, bedrageri, bestikkelse, brud på arbejdssikkerhed, sexchikane, grov chikane (fx mobning eller vold), bevidst vildledning, overtrædelse af skattelovgivning, alvorlige brud på IT-sikkerhed m.m.
• 2) Overtrædelser af EU-retten omfattet af whistleblowerdirektivet, fx: hvidvask, produktsikkerhed, miljøbeskyttelse, folkesundhed, forbrugerbeskyttelse, databeskyttelse samt sikkerhed af netværks- og informationssystemer.

3.2 Der kan indberettes både faktiske og potentielle overtrædelser samt forsøg på at skjule sådanne forhold.

3.3 Forhold som f.eks. utilfredshed med løn, samarbejdsvanskeligheder eller øvrige personalekonflikter er ikke omfattet af ordningen og skal behandles via de sædvanlige kommunikationsveje.

3.4 Er du i tvivl om, hvorvidt et forhold falder inden for ordningen, opfordres du til at indberette alligevel. Sagsbehandlerne vurderer derefter sagen.

4. Hvem kan benytte ordningen?

4.1 Ordningen kan anvendes af:

• Ansatte og tidligere ansatte
• Foreningens medlemmer
• Frivillige ulønnede ledere (bestyrelse, udvalg, trænere m.fl.)
• Samarbejdsrelationer med løbende tilknytning

4.2 Personer uden for denne kreds kan indberette via normale kommunikationsveje.

5. Indberetningens indhold

For at whistleblowerenheden kan undersøge sagen grundigt, er det vigtigt, at indberetningen er så detaljeret som muligt. Meget brede eller upræcise påstande kan ikke behandles.

Whistlebloweren bør eksempelvis oplyse:

• Beskrivelse af forholdet
• Hvem der er involveret
• Om ledelsen er bekendt med forholdet
• Eventuel dokumentation
• Om andre er bekendt med forholdet
• Hvor længe forholdet har stået på

6. Hvor kan der indberettes?

Indberetninger sker elektronisk via vores whistleblowerportal, som kan tilgås via vores hjemmeside. Henvendelser behandles fortroligt af whistleblowerenheden.

7. Whistleblowerenhedens behandling af indberetninger

Du modtager en bekræftelse inden for 7 dage efter modtagelse af indberetningen, medmindre du indberetter anonymt. Whistleblowerenheden kan kontakte dig via systemet for yderligere oplysninger, også ved anonym indberetning.

Case Managers vurderer, om indberetningen falder inden for lovgivningens anvendelsesområde. Hvis ikke, orienteres du og kan blive henvist til andre instanser, fx bestyrelsen.

Hvis sagen er omfattet af ordningen, igangsættes en undersøgelse. Hvis indberetningen vedrører et medlem af ledelsen, behandles sagen uden dette medlems tilstedeværelse.

Mulige reaktioner ved kritisable forhold:

• Politianmeldelse ved strafbare forhold
• Ansættelsesretlige reaktioner (fx advarsel eller afskedigelse)
• Kontraktretlige konsekvenser overfor samarbejdspartnere

8. Feedback

Du modtager feedback senest 90 dage efter bekræftelsen af indberetningen. Hvis dette ikke er muligt, bliver du informeret om en ny forventet tidsramme.

9. Tavshedspligt og databehandling

Medarbejdere i whistleblowerenheden har særlig tavshedspligt om oplysninger i indberetningerne. Oplysninger behandles fortroligt og i overensstemmelse med whistleblowerloven og gældende databeskyttelsesregler.

Oplysninger kan videregives, hvis nødvendigt for sagens behandling. Whistlebloweren informeres før videregivelse af identitet, medmindre det bringer sagen i fare.

10. Beskyttelse af whistleblower og misbrug af ordningen

Indberettere i god tro er beskyttet mod repressalier af enhver art. Forsøg på repressalier kan medføre ansættelsesretlige, civilretlige eller strafferetlige sanktioner.

Misbrug af ordningen, fx bevidst falske indberetninger, kan have ansættelsesretlige konsekvenser.

Du finder vores whistleblowerportal her