Whistleblowerordning

KU Studenteridræts Whistleblowerpolitik

1. Indledning og formål

1.1 KU Studenteridræts whistleblowerordning har til formål at sikre, at en whistleblower kan indberette overtrædelser eller potentielle overtrædelser omfattet af lov om beskyttelse af whistleblowere, som har tilknytning til KU Studenteridræt på en fortrolig måde uden frygt for negative konsekvenser.

1.2 Et bærende element i whistleblowerordningen er, at medlemmer, ansatte og andre der indberetter, kan føle sig trygge ved at anmelde uregelmæssigheder eller mistanke om uregelmæssigheder. Det fordrer naturligvis, at alle indberetninger behandles fortroligt.

2. Hvem behandler indberetninger?

Din henvendelse behandles fortroligt af vores whistleblowerenhed, som består af udvalgte personer (Sagsbehandlere/Case Managers). Alle indberetninger lagres på og behandles via vores whistleblowerplatform.

Indberetning

Du kan indberette et forhold ved at udfylde webformularen, der er tilgængelig på: KU Studenteridræts whistleblowerportal.

Al kommunikation via systemet foregår sikkert og beskyttet.

3. Hvad kan indberettes via ordningen?

3.1. KU Studenteridræts whistleblowerordning kan anvendes til indberetning af oplysninger om:
1) Alvorlige lovovertrædelser eller øvrige alvorlige forhold, såsom:
Overtrædelse af eventuel tavshedspligt - Misbrug af økonomiske midler - Tyveri - Svig - Underslæb - Bedrageri - Bestikkelse - Brud på arbejdssikkerheden - Enhver form for sexchikane - Grov chikane, f.eks. mobning, vold og chikane på grund af race, politisk eller religiøst tilhørsforhold, - Bevidst vildledning, - Overtrædelse af skattelovgivning, - Alvorlig brud på IT-sikkerhed. Desuden:

2) Overtrædelser af EU-retten, som er omfattet af anvendelsesområdet for whistleblowerdirektivet, dvs.:
Hvidvask - Produktsikkerhed- og overensstemmelse - Miljøbeskyttelse - Folkesundhed - Forbrugerbeskyttelse - Beskyttelse af privatlivets fred og personoplysninger - Netværks- og informationssystemers sikkerhed.

3.2 Der kan indberettes om enhver oplysning, herunder rimelig mistanke, om faktiske eller potentielle overtrædelser eller alvorlige forhold, der er defineret i punkt 3.1, som har fundet sted eller med stor sandsynlighed vil finde sted hos KU Studenteridræt og om forsøg på at skjule sådanne overtrædelser.

3.3 Andre forhold, som f.eks. utilfredshed med lønforhold, samarbejdsvanskeligheder, utilfredshed over ikke at blive benyttet som frivillig, eller personalerelaterede konflikter på arbejdspladsen kan ikke indberettes i whistleblowerordningen. Sådanne oplysninger kan i stedet indgives via de sædvanlige kommunikationsveje.

3.4 Er du berettiget i tvivl om hvorvidt din mistanke eller det forhold, du er blevet opmærksom på, falder ind under whistleblowerordningen, opfordres du til at indberette forholdet alligevel. Vores sagsbehandlere vil herefter vurdere om forholdet falder inden for whistleblowerordningen.

4. Hvem kan benytte ordningen?

4.1 Følgende persongrupper kan anvende KU Studenteridræts whistleblowerordning:

• Ansatte og tidligere ansatte
• Foreningens medlemmer
• Frivillige ulønnede ledere (bestyrelsesmedlemmer, udvalgsmedlemmer, trænere og andre frivillige)
• Samarbejdsrelationer med bestående relationer

4.2 Personer, der ikke er omfattet af personkredsen, kan ikke indberette via whistleblowerordningen.
I stedet kan disse personer indberette via de sædvanlige kommunikationsveje.

5. Indberetningens indhold - beskrivelsen af det som indberettes

5.1 Når whistleblowerenheden skal undersøge det indberettede, er det vigtigt, at det indberettede belyses bedst muligt af whistlebloweren. Er indberetningen uspecificeret, eller indeholder den udelukkende meget brede beskyldninger, som ikke er præciseret, er det ikke muligt for whistleblowerenheden at foretage en nærmere undersøgelse af indberetningen.

5.2 Whistlebloweren bør derfor eksempelvis oplyse følgende:
En beskrivelse af forholdet, - hvem er den/de involverede, - er ledelsen bekendt med forholdet, - er der dokumentation for påstanden, - er andre bekendt med mistanken om forholdet, - kan der findes yderligere oplysninger om forholdet, - hvor lang tid har forholdet stået på.

6. Hvor kan der indberettes?

Indberetninger til whistleblowerordningen sker elektronisk via vores whistleblowerportal, som kan tilgås via vores hjemmeside.

Din henvendelse behandles fortroligt af vores whistleblowerenhed, som består af udvalgte personer (Sagsbehandlere/Case Managers). Alle indberetninger lagres på og behandles via vores whistleblowerplatform.

7. Whistleblowerenhedens behandling af indberetninger

Vi sender en bekræftelse til dig på, at din indberetning er modtaget indenfor 7 dage fra modtagelsen. Du vil desuden modtage feedback vedr. din henvendelse, se nærmere nedenfor. Det gælder dog ikke, hvis du vælger at indberette anonymt, se nærmere om muligheden for indberette anonymt nedenfor. Selvom du har vælger at indberette anonymt eller ej, kan det være, at vi kontakter dig via whistleblowerportalen, hvis vi har behov for at stille dig spørgsmål, for at vi kan oplyse din sag tilstrækkeligt.

Vores Case Managers foretager en indledende vurdering af, om din indberetning falder indenfor whistleblowerlovgivningens anvendelsesområde, og om du opfylder betingelserne for at kunne indberette på vores whistleblowerløsning. Hvis indberetningen falder uden for lovgivningens anvendelsesområde, orienterer vi dig om det. Afhængig af din henvendelses karakter vil vores whistleblowerenhed vejlede dig om den videre håndtering af den afviste indberetning, f.eks. kan du blive opfordret til at rette henvendelse til bestyrelsen.

Hvis din indberetning kan behandles under whistleblowerordningen, iværksætter whistleblowerenheden en nærmere undersøgelse af forholdet med inddragelse af oplysninger internt i vores organisation. Hvis henvendelsen vedrører et medlem af ledelsen, vil henvendelsen blive behandlet i ledelsen uden det pågældende medlems tilstedeværelse.

• Hvis undersøgelsen efter ledelsens vurdering viser kritisable forhold, er der forskellige reaktionsmuligheder:
• Hvis der er tale om overtrædelse af straffelovgivningen, kan forholdet blive anmeldt til politiet
• Hvis sagen vedrører alvorlige fejl og/eller forsømmelser begået af en ansat, kan de medføre negative ansættelsesretlige reaktioner, herunder disciplinære sanktioner, f.eks. advarsel eller afskedigelse.
• Hvis sagen vedrører alvorlige fejl og/eller forsømmelser begået af en samarbejdspartner, kan det medføre kontraktretlige konsekvenser for den pågældende samarbejdspartner, f.eks. ophævelse af kontrakten.

8. Feedback

Vores whistleblowerenhed vil i videst muligt omfang oplyse dig om, hvilke tiltag der er iværksat eller påtænkes iværksat, og hvorfor denne løsning er valgt. Du vil modtage feedback hurtigst muligt og ikke senere end 90 dage fra bekræftelse af, at din indberetning er modtaget. Hvis det ikke er muligt at give feedback inden for fristen, underretter whistleblowerenheden dig, og informerer om hvornår eventuel feedback kan forventes.

9. Tavshedspligt og behandlingsgrundlag

9.1 Medarbejdere, der er tilknyttet KU Studenteridræts whistleblowerenhed, har en særlig tavshedspligt i forhold til de oplysninger, der indgår i indberetningerne. Tavshedspligten omfatter kun oplysninger, der indgår i indberetningen. Hvis en indberetning giver anledning til, at der indledes en sag, vil de øvrige oplysninger, der indsamles i den forbindelse, ikke være omfattet af tavshedspligten.

9.2 KU Studenteridræts whistleblowerenhed behandler under alle omstændigheder i videst muligt omfang indberetninger fortroligt.

9.3 Oplysninger fra en indberetning behandles i overensstemmelse med behandlingsreglerne i whistleblowerlovens § 22 og i databeskyttelsesforordningen og -loven. Whistleblowerenheden kan efter whistleblowerlovens § 22 behandle personoplysninger, herunder følsomme oplysninger og oplysninger om strafbare forhold, hvis det er nødvendigt for at behandle en indberetning, som er modtaget i forbindelse med den pågældende whistleblowerordning.

9.4 Oplysninger fra en indberetning kan efter omstændighederne videregives, f.eks. med det formål at følge op på indberetningerne. Whistlebloweren bliver underrettet forud for videregivelse af oplysninger om whistleblowerens identitet, medmindre det vil bringe en relateret undersøgelse eller retssag i fare. Det vil f.eks. kunne være tilfældet, hvis en sådan underretning konkret vurderes at ville medføre risiko for, at beviser vil blive skjult eller ødelagt, at vidner vil blive påvirket, eller hvis der er mistanke om, at whistlebloweren bevidst har indgivet falsk indberetning.

10. Beskyttelse af whistleblower og misbrug af ordningen

10.1 Alle der foretager indberetninger til whistleblowerordningen i god tro, er beskyttet mod enhver form for ansættelsesretlige repressalier, chikane, udstødelse, diskrimination, uretfærdig behandling, skade på omdømme, sortlistning, afbrydelse eller ophævelse af samarbejde, tilbagekaldelse af tilladelse m.v.

10.2 Enhver der forsøger at udøve repressalier mod en indberetter kan blive mødt med ansættelsesretlige, civilretlige og i nogle tilfælde strafferetlige sanktioner.

10.3 Det kan have ansættelsesretlige konsekvenser at foretage anmeldelser til whistleblowerordningen i ond tro fx med henblik på chikane. Det samme gør sig gældende ved indberetning af forkerte oplysninger, såfremt indberetter er bevidst om, at oplysningerne er forkerte på indberetningstidspunktet.